Beim Benchmarking von Prozessen werden die angewandten Vorgehensweisen (Geschäftsprozesse) zwischen Unternehmen verglichen. Prozesse können dabei sowohl aufbau- als auch ablauforganisatorische Prozesse sein. Durch den Vergleich der eigenen Prozesse mit denen der Benchmarking-Partner können innovative Lösungen zur Gestaltung von Geschäftsprozessen gefunden werden. Voraussetzung ist, dass die zu untersuchenden Prozesse präzise definiert, geeignet strukturiert und anhand relevanter Metriken quantifiziert werden. Die Metriken bilden dabei die Grundlage für den Vergleich. Anschließend findet ein Transfer von Fremdwissen in das eigene Systemwissen statt.
Wie profitiert Ihr Unternehmen davon?
Von den Wettbewerbsinformationen, die aus den Prozessbenchmarking gewonnenen werden, kann Ihr Unternehmen vielfältigen Nutzen ziehen. Das fängt schon mit der Erhöhung des Selbstverständnis an, indem durch die Analyse der Geschäftsprozesse innerbetriebliche Transparenz und ein gemeinsames Verständnis erzeugt werden. Beim Prozess-Benchmarking werden vor allem die Hintergründe (d.h. die Prozesse) untersucht, durch welche die messbare Leistung eines Unternehmens zustande kommt. Hauptziel ist es, dass die beteiligten Unternehmen voneinander lernen und somit ihre Geschäftsprozesse verbessern können. Beispiele für die Ziele und potentiellen Verbesserungen für Ihr Unternehmen sind:
- Kostensenkungen in bestimmten Unternehmensbereichen
- Durchlaufzeitminimierungen in erfolgskritischen Geschäftsprozessen
- Qualitätssteigerung für sensitive Produkte
- Signifikante Erhöhung der Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation
- Nachhaltige Steigerung der gesamten Unternehmenswettbewerbsfähigkeit
Wie gehen wir dabei vor?
Ausgehend von den Unternehmenszielen werden die spezifischen Ziele des Benchmarking-Projekts definiert und das Projektteam gebildet. Im Anschluss erfolgt eine genaue Abgrenzung der zu analysierenden Geschäftsprozesse sowie die Festlegung des Ablaufs und Meilensteine des Projektes, sodass die Ergebnisse besser kontrolliert werden können.
Darauf aufbauend wird die Ist-Analyse der zu untersuchenden Geschäftsprozesse durchgeführt. Hierfür sind zunächst die zu betrachtenden Geschäftsprozesse zu identifizieren und Messgrößen für diese zu definieren sowie zu ermitteln. In vielen Fällen bietet sich aufgrund der hohen Komplexität dieser Prozesse eine Modellierung mithilfe der am IPK-Berlin entwickelten Methode der integrierten Unternehmensmodellierung (IUM) an, um bei allen Beteiligten ein einheitliches Verständnis über die Abläufe sicherzustellen.
Im Rahmen des eigentlichen Vergleichs werden die Prozesse selektierter Unternehmen anhand von Leistungsparametern bewertet. Für die erkannten Leistungsunterschiede werden potenzielle Ursachen analysiert, um Best Practices zu identifizieren die auf eine Anwendbarkeit in Ihrem Unternehmen überprüft werden müssen. In der Regel sind an einem Prozess Benchmarking Projekt ca. 5- 7 Unternehmen beteiligt.
Die darauf folgende Aufgabe des Benchmarking-Teams besteht darin, die Resultate aus den Analysen zu interpretieren und realistische und messbare Maßnahmen zu definieren, die in Form eines Maßnahmenkatalogs oder Aktionspläne ausgearbeitet werden. Dem Unternehmen obliegt dann die Umsetzung der Maßnahmen. Das Gelernte soll nicht kopiert, sondern auf das eigene Unternehmen angepasst und übertragen werden mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse, Methoden, Produkte oder Dienstleistungen entscheidend zu verbessern.